La présente politique vous aidera à comprendre comment le ministère de la Justice du Québec recueille et utilise vos renseignements personnels lorsque vous naviguez sur le site Web du Registre des commissaires à l’assermentation tenu par la Direction générale des registres et de la certification (DGRC).

La gestion des renseignements personnels détenus par un organisme public est régie par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). Un renseignement personnel correspond à tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.


Témoins fonctionnels essentiels

Dès que vous accédez au site Web du Registre des commissaires à l’assermentation (www.assermentation.justice.gouv.qc.ca), des fichiers textes, appelés « témoins », sont automatiquement générés et stockés sur votre ordinateur. Les témoins fonctionnels essentiels ne peuvent être désactivés du fait de leur caractère obligatoire et contiennent des renseignements sans lesquels le site ne peut fonctionner correctement. Ce sont, entre autres, la langue utilisée par le navigateur ou le type d’appareil utilisé. Les témoins fonctionnels essentiels peuvent être des témoins de session ou persistants. Les témoins de session sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur alors que les témoins persistants demeureront pour une durée limitée jusqu’à leur date d’expiration.

Renseignements recueillis lors de l’utilisation d’un service en ligne

Lorsque vous utilisez le service en ligne sur le site Web du Registre des commissaires à l’assermentation pour devenir commissaire à l’assermentation, renouveler une commission ou changer les coordonnées d’un commissaire, la DGRC peut collecter uniquement les renseignements personnels nécessaires pour assurer le traitement de votre demande. Ces renseignements sont : votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, vos antécédents judiciaires, votre code de vérification, le cas échéant ou vos modalités de paiement. Pour une communication avec la DGRC au moyen du service en ligne, votre nom, votre prénom et votre adresse courriel sont nécessaires. Dans tous les cas, la DGRC s’assure de préserver la confidentialité des renseignements collectés.

L’omission de fournir ces renseignements pourrait empêcher le traitement de votre demande.

Le site Web du Registre des commissaires à l’assermentation met à la disposition de ses utilisateurs des liens avec des sites créés par d’autres entreprises ou organismes. Ces liens ne sont offerts que pour la commodité des utilisateurs. Les sites liés sont alors ouverts dans une nouvelle fenêtre. Notez que lorsque vous cliquez sur un lien externe et que vous quittez le site du Registre des commissaires à l’assermentation, les renseignements recueillis ne sont plus assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du nouveau site visité et la responsabilité de la DGRC ne peut être engagée.

Les renseignements personnels collectés par la DGRC ne sont utilisés que pour atteindre les objectifs énumérés précédemment ou s’il est nécessaire d’assurer votre sécurité.

Ces renseignements ne servent en aucun cas à dresser des profils d’utilisateur et ne sont pas communiqués à des tiers, à moins que la loi ne l’autorise, par exemple à la demande d’un tribunal.

La DGRC prend des mesures de sécurité strictes afin de protéger les renseignements qu’elle recueille et les activités qui se déroulent sur son site Web. Par exemple, des mécanismes de chiffrement, des authentifications et des accès sécurisés sont en place afin de préserver la confidentialité des échanges entre l’utilisateur et la DGRC.

Seul le personnel de la DGRC ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions peut y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Les renseignements personnels qui circulent par les services électroniques de ce registre sont sécurisés au moyen du protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) afin de garantir leur confidentialité. Lors d’un paiement en ligne, l’utilisateur est redirigé vers une plateforme sécurisée.

Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli ou utilisé sont accomplies, la DGRC le détruit conformément aux exigences du calendrier de conservation du ministère de la Justice du Québec.

Tout renseignement personnel ou autrement confidentiel transmis par courriel, à l’adresse [email protected], n'est pas protégé lors de sa transmission. La DGRC n’assumera aucune responsabilité quant aux dommages que vous pourriez subir si vous lui transmettez ainsi de tels renseignements.

Cependant, si vous communiquez volontairement ces renseignements par courriel, la DGRC n'utilisera que ceux qui sont nécessaires pour pouvoir donner suite à votre demande.

En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez toujours avoir accès aux renseignements personnels qui vous concernent et que la DGRC détient, les mettre à jour ou les corriger.

Pour cela, vous pouvez contacter la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels afin de lui acheminer votre demande.

Pour toute question ou commentaire sur la présente politique, ou si vous souhaitez formuler une plainte liée à la façon dont nous traitons vos renseignements, contactez-nous .

La présente politique est entrée en vigueur le 26 mai 2017 et la plus récente mise à jour a été effectuée le 21 octobre 2024.